20.2.2021
Eläinlääkärihygieenikkojen yhdistys ry
Postiosoite: Lepokuja 2, 05400 Jokela
Eläinlääkärihygieenikkojen yhdistys ry:n sihteeri
Eläinlääkärihygieenikkojen yhdistys ry jäsenrekisteri
Eläinlääkärihygieenikkojen yhdistys ry:n jäsenet.
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyssuhteen perusteella.
- Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Jäsenten rekisteröintija jäsenmaksujen ajantasaisuuden seuranta
- Jäsenyyden päättäminen ja mahdollisesti siihen liittyvät syyt
- Palautteet ja yhteydenotot
- Sähköinen ja muu jäsenviestintä
- Jäsenyyteen kuuluvien palvelujen ja etujen tarjoaminen
- Järjestön tarkoitusta edistävät kyselyt ja tutkimukset
- Yhdistyksen jäsenten merkkipäivien huomiointi
- Analysointi ja tilastointi
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
Henkilötiedot
- nimi
- työtehtävä
Jäsentenyhteystiedot
- osoitetiedot
- sähköpostiosoitetiedot
- puhelinnumero
Jäsenyyttä koskevat tiedot
- liittymistiedot
- laskutus-ja maksutiedot
Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Jäseneltä itseltään lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla.
- Suomen Eläinlääkäriliiton kautta.
Emme myy tai vuokraa jäsenrekisterin tietoja kolmansille osapuolille.
Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
- Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
- Voimme luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota jäsenyyteen kuuluvia etuja jäsenille.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjät (yhdistyksen johtokunta)
- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa.
Jäsenyritykseen liittyvien henkilöiden tiedot poistetaan, kun viimeisestä jäsenmaksun päiväyksestä on kulunut kirjanpitolain mukainen 1 + 6 vuotta
- Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät Eläinlääkärihygieenikkojen yhdistys ry:n johtokunnan jäsenet.
- Kirjanpitoyritys.
- Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön, -tämän tietosuojaselosteenmukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
Datan sijainti
FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa: Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa. Pääkäyttäjä voi tarkastaa varmuuskopioiden sijaintipaikan jäsenrekisterin oikean alakulman Info-linkin kautta.
Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Keräämme käyttäjästä tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Henkilötiedot välitetään kotisivuillamme olevan lomakkeen välityksellä EHY ry:n sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot näkyvät kotisivujen verkkolomakkeessa. Yksilöityjä tietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö, viestin lähetysaika ja päivämäärä. Lisäksi sivustolla kerätään anonyymejä tietoja verkkoanalytiikkaa varten Google Analytics -palvelulla. Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti käyttäjältä itseltään.
Käsittelemme kerättyjä tietoja pääosin palvelun kehittämiseen ja mahdollisten väärinkäytösten havainnointiin ja estämiseen. Google Analytics -palvelulla kerätyt tiedot säilytetään Googlen Analytics-työkalussa. Google Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Lisäksi Google hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Lisätietoja Google Analyticsin käytöstä. Säilytämme käyttäjän yksilöityjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietojen käsittely tapahtuu EHY ry:n toimesta, henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti. EHY ry pidättää oikeuden ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään henkilötietojen käsittelyä ohjaavan lainsäädännön mukaisesti. EHY ry ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Emme myy, vuokraa tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Evästedatan avulla analysoimme yksittäisten käyttäjien ja käyttäjäryhmien toimia verkkopalvelussa Google Analytics -kävijäseurannan avulla. Analysoidun tiedon perusteella pystymme kehittämään verkkopalvelumme käytettävyyttä ja sisältöjä paremmin palvelevaksi.
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjä voi tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä EHY ry:n sihteeriin. Tarkistusoikeus on voimassaolevan lainsäädännön mukainen. Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia selainvalmistajan ohjeiden mukaisesti sekä tyhjentää mahdolliset evästeet selaimen välimuistista. Evästeiden tyhjentäminen ei lopeta mahdollista tiedon keruuta.
